taller No 3

Producción y trámite de documentos

Recepción de documentos


UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción y distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.

FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

• Vigilar que las acciones de las aéreas que integran la unidad de correspondencia y archivo se realizan de acuerdo con los criterios establecidos

• Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.


• Supervisar las actividades de los responsables del aérea en la unidad de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficaces en su funcionamiento.

• Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aun no han tenido respuesta por parte de las dependencias asignadas.

COMUNICACIÓN OFICIAL

Todas aquellas producidas o recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad , independientemente del medio utilizado , que sean recibidas o enviadas y radicadas a través del grupo de Administración de Documentos, de la Dirección General y de las unidades de correspondencia, de las Direcciones regionales y de los centros de formación personal.







TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series, con su correspondiente tipo documental, a los cuales se asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos


PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

1. Enviar encuesta: se envía la en cuesta bajo el estudio de producción documental al funcionario de las dependencias que esta nombrados bajo resolución encargado del manejo y el archivo de la documentación.

2. Buscar acto administrativo: de creación de dependencia y a partir de las funciones escritas en el documento se hace el estudio de series de acuerdo con las directrices de la Unidad Nacional de Archivo.

3. Levantar tabla de retención de documentos: de acuerdo con los resultados de la encuesta se levanta la tabla la cual informa los grandes asuntos que se producen en cada dependencia de acuerdo al cumplimiento de las funciones del personal.

4. Definir especificaciones de archivo de dependencia: en la tabla se definen las series, las subseries y los tipos documentales, manejados en la dependencia, se especifica el tiempo requerido en el archivo de gestión y en el archivo central, sí se maneja el orinal o la copia su disposición final, si se debe ser eliminado, conservada o seleccionada de acuerdo a la normatividad.

5. Informar: sobre la aplicación de la T.R.D se informa a los usuarios o a quienes pertenece la dependencia.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmados las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.

DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y la correspondencia recibe y envía documentos de suma importancia tanto a persona natural como el archivo cuando estos documentos son de esta dependencia

CONCLUSIÓN
Es de vital importancia conocer e interpretar la normatividad que rige cada paso que vallamos a dar en el proceso de un archivo, para desarrollar los procedimientos de manera adecuada porque la función de archivar es encontrar la información rápida y en el momento adecuado