taller No 5

Pasos del proceso técnico de recibo de documentos y correspondencia.


No actividades tiempo estimado responsable
1. Recibo de correspondencia e 1 secretaria de
Impresión del reloj radicador de minuto recepción
La hora, fecha y consecutivo


2. ingreso de la información a tabla de 2
Excel con número de radicado, fecha minutos secretaria de
Procedencia asunto nombre del remitente, recepción
Numero de anexos, responsable del asunto


3. revisión del asunto que trata la
Correspondencia en el formato de 1 gerente
Instrucción designada a quien se debe minuto general
Entregar la correspondencia y devuelve
A recepción


4. registro en el cuadro de Excel el 2 secretaria de
Control de correspondencia y entrega minutos recepción
A cada dependencia designada


5. Cada dependencia recibe la 2 dependencia
Correspondencia y firma la planilla minutos interesada
De control para dejar constancia de
Recibido


6. Da respuesta a la comunicación 480 dependencia
Minutos interesada


7. archivo 30 dependencia
Minutos Interesada
y/o auxiliar
De archivo










2. indague sobre la planilla de registro y correspondencia recibida y los formatos de control de reparto interno

Nombre completo
Número de identificación
Dirección correspondencia
Ciudad
Teléfono
Fax
Correo electrónico
Fecha de recepción
Numero de folios
Clase de anexos presentados
Datos del funcionario
Nombre____________
Cargo_____________
Firma____________

3. funciones que debe cumplir el auxiliar de correspondencia en su puesto de trabajo
• Correspondencia recibida
• Registra y radica correspondencia
• Organiza la dependencia por dependencia
• Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos
• Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada
• Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control
• Controla registrando en el formato de control
• Organiza la dependencia
• Traslada las correspondencia al as dependencias en horarios preestablecidos

Entrega la correspondencia que solicita firma de recibido

El auxiliar administrativo y funcionario también puede realizar las anteriores funciones

4. labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia




SISTEMA AUTOMÁTICO DE TRÁMITES

Radicación externa el centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del sistema automático, toda la correspondencia que se recibió de las entidades adscritas, otras actividades, personas naturales o jurídicas.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y documentos, sin que antes hayan sido radicados en el sistema automático del C.D.I.

SISTEMA AUTOMATICO DE TRÁMITES

Radicación interna, de traslado y salida.
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía maya de Bogotá, D.C, como son cartas, memorandos, traslado de documentos, etc.… deberán ser enviados al C.D.I.1, en donde serán revisados radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de procesos, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, numero de folios, y numero de anexos.

MENSAJERIA

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentos e información C.D.I hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30- 9: 30- 11:30 am
Tarde 1:30- 3: 30 pm
Para esto, se utilizaran carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.

• Mensajería externa
El centro de documentación e información programaras sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.

taller No 4

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Verificación y control de una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

 Decreto 2150 de 1995. Supresión de autentificación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

 Acuerdo ANG 060 de 2001. Radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
Destinatario.

 Decreto 01 de 1984. Derecho a la petición de información.

 Decreto 2150 de 1995. Utilización del correo para el envió de información


 Acuerdo ANG 060 de 2001. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

TRAMITE DE DOCUMENTOS
Proceso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

 Ley 58 de 1982. Reglamentación, peticiones de trámite.

 Decreto 2150 de 1995. Las entidades de la administración pública deberán facilitar la recepción, envió de documentos y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.


 Acuerdo ANG 060 de 2001, Envió y control del trámite de las comunicaciones.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Consiste en los pasos que se deben seguir para radicar documentos:

• Asignación de numero de consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo ANG 060 de

2001 dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió
• Impresión de rotulo de la radicación
• Registro impreso de plantillas de radicación y control

¿QUÉ ES RADICACIÓN?

Procedimiento por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones producidas o resididas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y envió, para oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

¿QUE ES REGISTRO?
Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos.

¿QUÉ ACTIVIDADES SE REALIZAN EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO?

 Recibo de documentos oficiales

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos firmas

Constancia de recibo

 Asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo ANG 060 de 2001, tales como :

 Nombre de la persona y entidad remitente o destinatario

Nombre o código de la dependencia competente

 Numero de radicación

Nombre del funcionario responsable del tramite

 Anexos

Tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otros

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

taller No 3

Producción y trámite de documentos

Recepción de documentos


UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción y distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.

FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

• Vigilar que las acciones de las aéreas que integran la unidad de correspondencia y archivo se realizan de acuerdo con los criterios establecidos

• Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.


• Supervisar las actividades de los responsables del aérea en la unidad de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficaces en su funcionamiento.

• Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aun no han tenido respuesta por parte de las dependencias asignadas.

COMUNICACIÓN OFICIAL

Todas aquellas producidas o recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad , independientemente del medio utilizado , que sean recibidas o enviadas y radicadas a través del grupo de Administración de Documentos, de la Dirección General y de las unidades de correspondencia, de las Direcciones regionales y de los centros de formación personal.







TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series, con su correspondiente tipo documental, a los cuales se asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos


PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

1. Enviar encuesta: se envía la en cuesta bajo el estudio de producción documental al funcionario de las dependencias que esta nombrados bajo resolución encargado del manejo y el archivo de la documentación.

2. Buscar acto administrativo: de creación de dependencia y a partir de las funciones escritas en el documento se hace el estudio de series de acuerdo con las directrices de la Unidad Nacional de Archivo.

3. Levantar tabla de retención de documentos: de acuerdo con los resultados de la encuesta se levanta la tabla la cual informa los grandes asuntos que se producen en cada dependencia de acuerdo al cumplimiento de las funciones del personal.

4. Definir especificaciones de archivo de dependencia: en la tabla se definen las series, las subseries y los tipos documentales, manejados en la dependencia, se especifica el tiempo requerido en el archivo de gestión y en el archivo central, sí se maneja el orinal o la copia su disposición final, si se debe ser eliminado, conservada o seleccionada de acuerdo a la normatividad.

5. Informar: sobre la aplicación de la T.R.D se informa a los usuarios o a quienes pertenece la dependencia.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmados las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.

DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y la correspondencia recibe y envía documentos de suma importancia tanto a persona natural como el archivo cuando estos documentos son de esta dependencia

CONCLUSIÓN
Es de vital importancia conocer e interpretar la normatividad que rige cada paso que vallamos a dar en el proceso de un archivo, para desarrollar los procedimientos de manera adecuada porque la función de archivar es encontrar la información rápida y en el momento adecuado