taller No 5

Pasos del proceso técnico de recibo de documentos y correspondencia.


No actividades tiempo estimado responsable
1. Recibo de correspondencia e 1 secretaria de
Impresión del reloj radicador de minuto recepción
La hora, fecha y consecutivo


2. ingreso de la información a tabla de 2
Excel con número de radicado, fecha minutos secretaria de
Procedencia asunto nombre del remitente, recepción
Numero de anexos, responsable del asunto


3. revisión del asunto que trata la
Correspondencia en el formato de 1 gerente
Instrucción designada a quien se debe minuto general
Entregar la correspondencia y devuelve
A recepción


4. registro en el cuadro de Excel el 2 secretaria de
Control de correspondencia y entrega minutos recepción
A cada dependencia designada


5. Cada dependencia recibe la 2 dependencia
Correspondencia y firma la planilla minutos interesada
De control para dejar constancia de
Recibido


6. Da respuesta a la comunicación 480 dependencia
Minutos interesada


7. archivo 30 dependencia
Minutos Interesada
y/o auxiliar
De archivo










2. indague sobre la planilla de registro y correspondencia recibida y los formatos de control de reparto interno

Nombre completo
Número de identificación
Dirección correspondencia
Ciudad
Teléfono
Fax
Correo electrónico
Fecha de recepción
Numero de folios
Clase de anexos presentados
Datos del funcionario
Nombre____________
Cargo_____________
Firma____________

3. funciones que debe cumplir el auxiliar de correspondencia en su puesto de trabajo
• Correspondencia recibida
• Registra y radica correspondencia
• Organiza la dependencia por dependencia
• Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos
• Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada
• Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control
• Controla registrando en el formato de control
• Organiza la dependencia
• Traslada las correspondencia al as dependencias en horarios preestablecidos

Entrega la correspondencia que solicita firma de recibido

El auxiliar administrativo y funcionario también puede realizar las anteriores funciones

4. labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia




SISTEMA AUTOMÁTICO DE TRÁMITES

Radicación externa el centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del sistema automático, toda la correspondencia que se recibió de las entidades adscritas, otras actividades, personas naturales o jurídicas.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y documentos, sin que antes hayan sido radicados en el sistema automático del C.D.I.

SISTEMA AUTOMATICO DE TRÁMITES

Radicación interna, de traslado y salida.
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía maya de Bogotá, D.C, como son cartas, memorandos, traslado de documentos, etc.… deberán ser enviados al C.D.I.1, en donde serán revisados radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de procesos, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, numero de folios, y numero de anexos.

MENSAJERIA

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentos e información C.D.I hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30- 9: 30- 11:30 am
Tarde 1:30- 3: 30 pm
Para esto, se utilizaran carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.

• Mensajería externa
El centro de documentación e información programaras sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.