taller No 4

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Verificación y control de una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

 Decreto 2150 de 1995. Supresión de autentificación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

 Acuerdo ANG 060 de 2001. Radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
Destinatario.

 Decreto 01 de 1984. Derecho a la petición de información.

 Decreto 2150 de 1995. Utilización del correo para el envió de información


 Acuerdo ANG 060 de 2001. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

TRAMITE DE DOCUMENTOS
Proceso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

 Ley 58 de 1982. Reglamentación, peticiones de trámite.

 Decreto 2150 de 1995. Las entidades de la administración pública deberán facilitar la recepción, envió de documentos y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.


 Acuerdo ANG 060 de 2001, Envió y control del trámite de las comunicaciones.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Consiste en los pasos que se deben seguir para radicar documentos:

• Asignación de numero de consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo ANG 060 de

2001 dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió
• Impresión de rotulo de la radicación
• Registro impreso de plantillas de radicación y control

¿QUÉ ES RADICACIÓN?

Procedimiento por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones producidas o resididas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y envió, para oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

¿QUE ES REGISTRO?
Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos.

¿QUÉ ACTIVIDADES SE REALIZAN EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO?

 Recibo de documentos oficiales

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos firmas

Constancia de recibo

 Asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo ANG 060 de 2001, tales como :

 Nombre de la persona y entidad remitente o destinatario

Nombre o código de la dependencia competente

 Numero de radicación

Nombre del funcionario responsable del tramite

 Anexos

Tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otros

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.